1       TÉRMINOS DE VENTA

 

 

La  información  incluida  dentro de este manual  está  sujeta  a cambios sin previo aviso y no representa un compromiso por  parte de Sistemas C3.

 

El  programa control de pensiones para colegios DIAMANTE,  es   suministrado  para  el uso exclusivo del  comprador  titular  del contrato,  por tanto solo éste podrá procesar los datos del colegio que indique.

 

En  caso  que el comprador requiera utilizar éste  programa  para más de un colegio, debe ponerse en contacto con Sistemas C3, para  definir las condiciones de ésta implementación. Sistemas C3 se compromete a entregar el programa adaptado  únicamente  a  la marca y modelo de microcomputador que  el  comprador especifique en el momento de la instalación.

 

El comprador acepta el programa tal como está en el momento de su compra.  En el  caso  de  modificaciones que obliguen a cambios en  el  programa, éstos  se harán por Sistemas C3, sin costo alguno durante el  año lectivo de la venta. Las modificaciones necesarias en los años siguientes se factura­rán por separado, garantizando la actualiza­ción permanente del programa.

 

El  comprador  se compromete a no revender,  prestar,  modificar, arrendar, transferir, adicionar a otro programa, disponer ni ejercer ningún acto  real que implique derechos de dominio sobre  los  programas salvo su utilización propia para fines administrativos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2       CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA

 

El programa DIAMANTE – CONTROL DE PENSIONES, es un manejador de información especialmente diseñado para colegios, convirtiéndose en una herramienta fundamental de administración y control de la información.  El programa DIAMANTE-CONTROL DE PENSIONES requiere un procesador de mínimo 200 Mhz, disco duro de al menos 4 GB y sistema operacional Windows 95 o posterior.

 

Contará con reportes inmediatos de los recaudos recibidos, ingresos mensuales, listados de alumnos morosos, situación de cartera, entre otros.  Tendrá manejo de la base de datos de los alumnos, la cual goza de características particulares, en donde se podrá consultar el estado de cuenta de cada uno, específicamente con relación a las pensiones.

 

La información se ingresa mediante una interfase sencilla que ampliaremos en los siguientes capítulos.  Toda la ayuda que necesite la encontrará en el presente manual, que de manera ágil y sencilla lo llevará de la mano en un recorrido por DIAMANTE – CONTROL DE PENSIONES.

 

Encontrará en cada capitulo la explicación amplia de conceptos y un esquema de ayudas que harán más sencillo y agradable su trabajo.

 

 

2.1      INFORMACIÓN Y REPORTES

 

El programa DIAMANTE – CONTROL DE PENSIONES, le permitirá realizar consultas y producirá informes según se requiera, así:

 

 

 

Todos los informes serán imprimibles, los cuales se ajustarán según la necesidad del usuario, como configura las páginas a tamaño carta, informes en papelería con diseños especiales o formas continúas.  Así mismo, para impresión  con impresoras de tinta, láser o de matriz de punto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3       INSTALACIÓN DEL PROGRAMA

 

 

 

Los términos de venta y las condiciones de la licencia de uso, se entienden aceptadas al instalar el programa en su equipo.

 

La instalación de Diamante es muy sencilla, solamente siga los pasos que el programa le va mostrando y concluirá exitosamente el proceso.

 

 

 

 

Para el correcto funcionamiento del programa se requiere que su computador tenga instalado el Explorer de Internet en versión 5 o superior.  Si no es así, vaya al CD en la carpeta Iexplorer5 y haga doble clic en el archivo : Ie50setup.exe y realice la instalación.

 

  1. Coloque el CD en la iunidad de su computador
  2. Abra el Explorador de Windows
  3. Si su equipo tiene Windows 98 o superior pase al numeral siguiente, si en cambio su equipo tiene Windows 95, haga doble clic en Dcom95 y siga los pasos que allí se indican. Probablemente tendrá que reiniciar su computador al final de este proceso.
  4. Haga doble clic en el programa Setup.exe y siga los pasos que allí se indican. Es posible que al finalizar la primera parte de este proceso, el programa solicite reiniciar el computador. Reinicie y luego vuelva a realizar este paso.
  5. Haga doble clic en el archivo CreaDato.bat y cierre la venta del DOS al terminar este proceso.
  6. Con este paso el programa quedará instalado. Haga clic en Inicio, luego busque Diamante y luego Sistema Académico. El programa preguntará:

Nombre de Usuario: xxxxx

Contraseña           :   yyyyy

Haga clic en Entrar.

 

Es conveniente que la pantalla se encuentre trabajando a una resolución de 800x600 pixeles para aprovechar plenamente algunas ventajas del programa. Una persona entendida podrá cambiar la configuración de ser necesario.

Todos los informes se han realizado previendo una impresora de inyección de tinta o de tipo láser. El programa imprime también en las Epson de matriz de punto, pero la impresión será muy lenta en estas últimas.

 

La instalación de los datos se realiza en el disco duro de la siguiente manera:

En colegios de calendario A esta subdivisión puede ser como sigue:

 

 

 

 

4       DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

 

El usuario cuando va a operar el programa instalado para su equipo particular, encon­trará dos clases de  archivos en  sus  disquetes. Unos son los  archivos  propios  del programa  que permanecen inmodificables, los  otros  son los  archivos  de datos que se van actualizando  con  el proceso.  Para  facilitar el manejo y la  producción  de copias de seguridad los describiremos a con­tinuación.

 

4.1      Archivos del programa

 

Los archivos que forman parte del sistema DIAMANTE son archivos ejecutables (*.EXE) , libreras de sisterma (*.DLL) o controles Active X (*.OCX).   Estos archivos se copian y registran en el lugar adecuado de su disco duro en el momento de la instalación. Es necesario sin embargo que el computador tenga previamente instalado el Internet Explorer versión 5 o posterior, el Dcom98. Las bases de datos se manejan en Access 97 o Access 2000, pero no es necesario adquirir este programa ya que DIAMANTE lleva consigo el motor Jet manejador de estas bases.

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4.2      Archivos de datos

Estos  archivos se identifican porque termi­nan  con  las letras mdb.

El archivo de datos de cada año empieza con la letra n, a continuación siguen los caracteres del año lectivo. Ej. 2002, luego siguen tres letras que identifican la institución educativa. Ej: COR para  el colegio Jose María Córdoba. De esta forma,  los datos del colegio ejemplo estarían contenidos en el archivo n2002COR.mdb. Este archivo contiene los datos de profesores, alumnos, areas, asignaturas, logros, indicadores, evaluaciones y observaciones. Es decir, todo lo concerniente a un año escolar.

 

Finalmente, existen archivos de tipo MS-Word para ser editados por el usuario. Estos archivos contienen los formatos o modelos de las circulares tales como “circulares a morosos”. “paz y salvos”, certificaciones, etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5       OBJETIVOS

5.1      Objetivo General

5.2      Objetivos Específicos

 

 

6       OPERACIÓN DE DIAMANTE – CONTROL DE PENSIONES

 

Para inicializar el programa siga el siguiente proceso:

 

Haga clic en inicio, busque en el menú programas la palabra Diamante, luego Control de Pensiones y de nuevo haga clic.  También puede generar un acceso directo arrastrando este icono hacia la pantalla principal.  Así solamente tendrá que realizar doble clic sobre el icono cuando desee ingresar al programa.

 

Una vez se tiene la primera pantalla de DIAMANTE – CONTROL DE PENSIONES, el programa preguntará  nombre de usuario autorizado y contraseña (podrá escribirla en mayúsculas o minúsculas).  Para pasar de campo oprima Tab.  Cuando tenga los datos completos, haga clic en entrar.

 

 

 

 

 

Validando la clave aparecerá el Menú Principal.

 

6.1      MENU PRINCIPAL

 

Cargado el programa, entramos en una pantalla en donde está el menú principal, el cual contiene todas las funciones y operaciones que están disponibles para el usuario.

 

Cuando hay datos de más de un año lectivo, encontrará en la parte inferior derecha un cuadro para escoger el año lectivo en el que trabajará, y el programa cargue la información correspondiente.  Esta operación la realiza seleccionando en el cuadro de la derecha, el año escogido y luego clic en entrar.  En este momento queda el programa listo para empezar a trabajar. 

 

 

 


 

 

 

 

A continuación describiremos los menús con que cuenta el programa y como puede acceder a ellos.

 

 

 

 

 

6.1.1     TABLAS

 

 

 

 

6.1.2     MOVIMIENTOS

 

 

 

 

 

6.1.3     CAJA

 

3  Recaudos por fecha

3  Recaudos por número de recibo

3  Recaudos por código de alumno

3  Recaudos por concepto

3  Resumen por concepto

3  Consignaciones para hoy

 

 

 

 

6.1.4     PROCESOS

 

·         Causación de pensiones

·         Causación de matrículas

·         Movimientos de anticipos

·         Facturación

·         Comprobantes de diario

 

 

 

 

6.1.5     REPORTES

 

·         Auxiliar de recaudos por fecha

·         Causación de ingresos mensuales

·         Movimientos de anticipos del mes

·         Saldos de anticipos

·         Listado de alumnos morosos

·         Cartera por edades

·         Situación de cartera

·         Cartera por familias

·         Causación de matrículas del mes

·         Ingresos de matrículas

·         Listado de Becados

·         Alumnos no matriculados

·         Alumnos matriculados

·         Alumnos que toman algún servicio

·         Alumnos que no toman algún servicio

·         Comprobante de diario

·         Listado de seguro colectivo

·         Facturas de envío

·         Copias de facturas

·         Resumen de ingresos mensuales

·         Circulares y certificaciones

 

 

OJO FALTA CAPTURAR ESTA PANTALLA

 

 

6.1.6     CRUCES

 

·         Archivo plano

·         Configurar

 

 

 

 

6.1.7     HERRAMIENTAS

 

·         Reaplicar pagos

·         Compactar base de datos

·         Generar dígitos de chequeo

·         Copias de respaldo

·         Parámetros del sistema

·         Claves de acceso

o   Crear nueva clave

o   Cambiar atributos

o   Eliminar clave

 

OJO FALTA CAPTURAR ESTA PANTALLA

 

6.2      CUADROS DE ACCESO DIRECTO

 

 

Debajo de las opciones del menú principal se encuentran los botones de acceso directo del programa.  Por medio de éstos, se puede llegar a las opciones de uso más frecuento de forma rápida..  Al pasar el mouse por el icono, aparecerá el nombre correspondiente a la función del botón.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Listado de morosos
 

Manejo de Pagarés
 
 

 

 

 


Salir del  programa
 

Aux. de mov. Por fechas
 

Impresión de cobros
 

Proceso: Cálculo de anticipos
 

Proceso: Causación de matriculas
 

Caja: recaudos por fecha
 

Grabar recibos de cajas
 

Vencimientos
 

Alumnos
 

 

 

 

6.2.1     Alumnos

 

En esta ventana encontrará toda la base de datos de alumnos que se haya ingresado con anterioridad.  Podrá consultar por alumno su información general, como nombres completos, edad, dirección y teléfono, nombre y datos completos de los padres o acudientes.  Como información principal, encontrará la situación específica de pensiones de cada uno.

 

Dentro de esta ventana encontrará en la parte superior unos botones que le permitirán ingresar nuevos alumnos, buscar alumnos según un dato especificado, editar datos de alumnos, grabar, borrar, cancelar, listar según se determine,  imprimir reportes y volver al menú principal.

 

Encontrará en la parte derecha de la ventana el listado general de alumnos del colegio con su respectivo código.

 

 

 

 

 

6.2.2     Manejo de Pagarés

 

Esta es una función especial que se adapta a algunos casos especiales en donde se refinancia una deuda atrasada mediante un pagaré con cuotas, cantidades y fechas definidas.  Esta función maneja eficientemente estos pactos, los cuales se pueden realizar en cualquier momento del año.

 

 

BOTONES DE ACCION:

 

   Crear una nueva cuota                            Editar esta cuota

  Borrar esta cuota del pagaré                   Terminar

 

 

 

6.2.3     Vencimientos

 

En esta ventana se muestra la programación del año lectivo con los periodos de cobro y la posibilidad de programación de tres vencimientos.  En la parte inferior se encuentran los botones de edición de datos, deshacer, grabar y volver al menú principal.

 

 

 

BOTONES DE ACCION:

 

 Editar datos                                       Grabar

 Cancelar                                           Terminar

 

 

 

 

 

6.2.4     Manejo de Cartera

 

Esta ventana le permite ingresar la información del movimiento de la cartera, produciendo el comprobante correspondiente al movimiento realizado.  Podrá escoger el tipo de comprobante entre abonos, ajustes, consignaciones, notas debito y crédito, devoluciones, entre otros.

 

En la parte izquierda de la ventana se registrará el movimiento y luego deberá oprimir el botón  y  el pago se aplicará.

 

 

 

BOTONES DE ACCION:

 

Con los botones de la parte inferior podrá buscar los alumnos ya sea por orden alfabético o por código, buscar un completo informe del estado de cuenta de cada uno, aplicar los pagos, grabar y terminar.

 

  Buscar Alumno                                         Aplicar el pago

  Estado de Cuenta                                   Grabar

  Terminar

 

 

6.2.5     Grabar recibos de caja

 

Esta función permite realizar los recibos de caja correspondientes a los pagos realizados.  También puede imprimirlo según el formato indicado.

 

Los Botones de acción son:

 

 

  Buscar alumno                           Grabar                   Terminar

  Editar datos                                 Imprimir

 

 

 

 

 

 

 

6.2.6     Caja:  Recaudos por fecha

 

Indicando el periodo de tiempo deseado, esta función produce una relación impresa de los recibos de caja correspondientes.

 

 

 

 

6.2.7     Caja:  Recaudos por concepto

 

 

De acuerdo al concepto especificado, esta función igual que la anterior, produce un informe impreso, de un periodo de tiempo especificado.

 

 

 

 

6.2.8     Proceso:  Causación de ingresos mensuales

 

NO SE COMO FUNCIONA

 

 

 

 

 

6.2.9     Proceso:  Causación de Matrículas

 

FALTA COMPLETAR ESTAS ACCIONES

 

 

 

6.2.10  Proceso:  Cálculo de anticipo    FALTA COMPLETAR ESTAS ACCIONES

 

 

 

 

 

6.2.11  Impresión de cobros

 

 

Por medio de esta función DIAMANTE – CONTROL DE PENSIONES, imprime las facturas de cobro,  ya sea por curso o código, según el concepto especificado en el recuadro superior izquierdo, como en este caso matrícula.  Tiene la opción de escoger la información del alumno requerida o todas.

 

 

Los Botones de acción son:

 

 Imprimir                              Terminar

 

 

6.2.12  Auxiliar de movimientos por fechas

 

Este auxiliar proporciona toda la información de recaudos ordenados por fecha, que han sido alimentados oportunamente. 

 

Ingresando el periodo de tiempo que se quiere analizar, y el tipo de comprobante, ya sean abonos, devoluciones, notas debito o crédito, etc, o todos, se oprime el botón de ayuda que está en la parte superior izquierda y se consigue un listado que podrá imprimir.

 

 

 

 

 

BOTONES DE ACCIÓN:

 

  Información por pantalla                             Imprimir

  Salir

 

 

6.2.13  Listado de morosos

 

Por medio de este listado el Colegio tendrá una herramienta administrativa eficiente para el manejo de la cartera vencida, este listado se configurará de acuerdo a la información que se requiera y como en los otros casos, se verá en pantalla o se imprimirá.

 

 

 

 

NO SE COMO SE INGRESA EL CURSO

BOTONES DE ACCIÓN:

 

  Información por pantalla                             Imprimir

  Salir

 

 

6.2.14  Cruce de recaudos bancarios

 

ERROR 76 NO SE HA ENCONTRADO LA RUTA DE ACCESO

 

 

6.2.15  Copia de Seguridad

 

Como buena práctica, utilice la copia de seguridad para proteger su información, simplemente oprimiendo este botón.

 

 

 

6.2.16  Claves de Acceso

 

Esta función solamente la podrá manejar el personal autorizado.

 

 

 

6.2.17  Salir del Programa

 

Este botón le permite salir del programa con seguridad

 

 

6.3      RESUMEN

 

Cuando el programa ya está listo para empezar a trabajar, presenta una pantalla con un menú principal y unos botones de acceso directo.  Por medio de estas funciones usted podrá ingresar la información día por día de una manera ágil y sencilla.  A continuación encontrará un cuadro de resumen con los botones de acción de las pantallas.

 

   Crear un nuevo registro                 Editar datos en pantalla

  Borrar registro                                   Grabar datos en pantalla

 Cancelar      Buscar Alumno                                                                             Aplicar el pago                        Estado de Cuenta de un alumno

   Imprimir                                                       Imprimir

  Listar por pantalla                          Terminar o Salir

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7       TABLAS

 

 

A partir de este momento, ampliaremos la información del menú principal, comenzando por las Tablas.

 

 

 

Dentro de este menú encontrará el marco de todo el programa, ya que en él se definen los conceptos y políticas con los que se requiere trabajar.   La definición de la mayoría de los parámetros es importante y necesaria para que las demás funciones del programa funcionen de manera correcta.

 

7.1      Conceptos

 

Ingresando por menú Tablas y haciendo clic sobre conceptos, llegará a la siguiente ventana, llamada Conceptos de Recaudos:

 

 

 

Conceptos Preestablecidos:

 

 

Aquí se  definen conceptos por los cuales la entidad educativa recibe dinero.  Estos conceptos, normalmente ligados a la contabilidad, se definen en 3 tipos:

 

M: Conceptos a pagar con la matrícula

P:  Conceptos a pagar con la pensión

E:  Conceptos que no forman parte de la cartera del colegio.

 

Trabajaremos con un ejemplo.  Escogemos el concepto deseado seleccionándolo  dentro del listado de la parte inferior izquierda de la ventana el nombre que se necesita.  En este caso, anticipo de nómina.  Nótese que los campos inmediatamente se han cargado con la información correspondiente.

 

 

 

 

La información se puede editar utilizando  este botón , ubicado en la parte inferior de la ventana.  Si decide editar los datos de este concepto, inmediatamente los campos que pueda editar se llenaran de color amarillo y se activarán las funciones de   cancelar la operación y  Grabar.

 

 

 

 

Expliquemos entonces los campos a llenar:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lo mismo sucede si cambia el tipo y coloca una P de pensión.

 

 

Los diferentes grados pueden tener una tarifa diferente, esta se llenará ubicándose sobre el grado que quiera cambiar, escriba la tarifa y para validarla ubíquese en el campo del siguiente grado, lo cual cambiará inmediatamente las tarifas de los grados siguientes.  Para que esta operación se pueda realizar, debe borrar todos los números del campo, escribir la tarifa correcta y saltar al siguiente campo.

 

El cambio de tarifas se puede realizar tanto para matrícula, como para pensiones.

 

 

·         Cód. Contable Deb, Cred y NIT:  Estos códigos los determina contabilidad, si fuera necesario cambiarlos es un buen momento.  Cuando este sistema se configura para enviar datos directamente a la contabilidad, se deben definir los códigos del PUC a los cuales se debe imputar este concepto.

Ejemplo:  El concepto “Certificados”  por el cual normalmente un colegio recibe dinero a través de la caja o tesorería podrá imputarse así:

 

Cuenta                                            Débito                                  Crédito

 

Ingresos Varios                                                                         41050502

            Caja                                                11050501

 

Este par de códigos contables son los que deben colocarse en los campos correspondientes del concepto “certificados”.

 

Cuando EL programa contable exige NIT en algunas de las cuentas, éste puede predefinirse en el campo NIT del concepto correspondiente.  De lo contrario puede dejar este espacio en blanco.

 

Si no hay interfase con contabilidad, se pueden dejar los campos de Código Débito y Código Crédito en blanco.

 

 

 

Una vez que ha realizado los cambios necesarios, oprima el botón de grabar  y los cambios quedan cargados en el concepto.  Si no esta de acuerdo con lo escrito, simplemente cancele la operación con el botón .  También con este botón puede borrar conceptos y sacarlos de la base de datos.

 

 

Al definir los conceptos, está creando las herramientas necesarias para el correcto funcionamiento del programa. 

 

Si dentro de los conceptos predeterminados no existe el que usted necesita, lo puede crear oprimiendo , y operándolo de la misma manera que cuando edita datos.

 

 

 

7.2      Vencimientos

 

La función de este cuadro, es de predeterminar durante todo el año los periodos de cobro y sus vencimientos.  Se aconseja definir las fechas que no sean días festivos.

 

Debe empezar a programar sus periodos de cobro desde el mes que empieza el año lectivo, si su calendario es A, el mes numero 1 para el vencimiento de cartera será febrero, si es calendario B, será septiembre, y así sucesivamente según cada colegio.

 

De acuerdo con los periodos de cobro y según las políticas del colegio se definirán los vencimientos.  Tendrá la posibilidad de programar hasta tres fechas de vencimiento.  Si no existen deje estos campos en blanco.  Es necesario, sin embargo, que el periodo de cobro y el primer vencimiento queden siempre definidos.

 

 

Para editar este cuadro se tienen los Botones de acción de la parte inferior de la pantalla,  si se oprime el botón de editar datos, aparecerá el mismo cuadro pero con fondo amarillo, esto quiere decir que todos los campos son modificables.  Para cambiar las fechas, haga doble clic sobre el campo deseado e ingrese la fecha correspondiente,  el programa entenderá cualquier formato de fecha que utilice y lo unificará.

 

 

 

 

Si se equivocó o no está seguro con la información que editó, oprima   y regresa al cuadro sin editar.  Una vez realizado los cambios necesarios oprima el botón   Grabar, así quedarán cargadas las fechas de vencimiento establecidas para que el programa corra perfectamente.

 

 

 

7.3      Comprobantes de Cartera

 

 

En este cuadro se definen los diferentes tipos de comprobantes de cartera que se utilizarán. 

 

 

 

 

Para editar los comprobantes existentes o los que usted ingrese, oprima el botón   editar concepto, inmediatamente llenará los campos a editar en amarillo, los que podrá modificar. En este momento quedan activados solamente los botones de cancelar operación y grabar.   Si no está de acuerdo con la información que insertó, oprima el botón    cancelar operación, lo que hará que vuelva a la primera ventana de comprobante de cartera.  Si está de acuerdo con las modificaciones, oprima el botón de   Grabar.

 

Para crear un nuevo concepto oprima el botón  Grabar un nuevo concepto.  Se maneja de la misma manera que la edición de conceptos.

 

Para comprobar si el concepto quedó dentro del listado, búsquelo en orden alfabético en el cuadro central de la ventana:

 

 

Notará que todos los campos son de fondo blanco, lo que indica que no se pueden modificar, si no con la función de edición.

 

Si los datos quedaron incompletos o tienen algún error o no corresponden a la información solicitada, el programa sacará un aviso de error:

 

 

Al hacer clic en aceptar, aparecerá otro aviso indicándole cual es el error:

 

 

Al aceptar, le da la oportunidad de regresar al cuadro y corregir la información.

 

Para borrar un comprobante, señálelo y haga clic en el botón de eliminar, este sacará un cuadro de control de eliminación, asÍ:

 

 

Si esto es realmente lo que desea hacer, haga clic en si y automáticamente desaparecerá el comprobante.

 

 

7.4      Tasas de Mora

 

El cuadro de tasas de mora, permite programar de acuerdo con las políticas que tenga cada colegio  la tasa máxima mensual de mora .

 

En el cuadro de ejemplo se ve  como cambian las tasas de febrero a marzo y luego a mayo, lo que indica que se puede modificar en cualquier momento la tasa de mora que cobra el colegio para que entre a regir a partir de una fecha determinada. 

 

 

Para hacer las modificaciones necesarias, señale la fecha a editar y luego oprima el botón de edición , el cual pondrá en color amarillo los campos que se pueden cambiar.

 

 

Una vez realizado el cambio, oprima grabar y si no esta de acuerdo con los cambios, oprima cancelar.  Inmediatamente los cambios son insertados a la base.

 

Si la información no está completa, el programa arroja un cuadro de advertencia el cual indica que existe un error de ingreso de datos:

 

 

y le da la oportunidad de volver al cuadro y llenar los cuadros adecuadamente.

 

Recuerde:  No se puede realizar ningún, cambio ni aumentar conceptos sin oprimir el botón correspondiente. 

 

 

7.5      Cuentas Bancarias

 

Esta opción sirve para ingresar la información de las cuentas bancarias del colegio, de tal manera que cuando se ingresen las consignaciones, se pueda determinar en cual cuenta se realizó el depósito.  Su principal objetivo es llevar el saldo de caja y de paso, llevar a la contabilidad el movimiento de la cuenta “caja”.

 

 

 

Para ingresar nuevos bancos haga clic en el botón   “Crear nueva cuenta”, esto le permitirá ingresar en los campos amarillos la información contable de cada banco:

 

 

Es así como en el primer campo anotará el nombre del banco y una particularidad de la cuenta, por ejemplo la  ubicación de la oficina o simplemente si es de ahorros o corriente (para facilidad de manejo, ya que se pueden tener varias cuentas en un mismo banco).  El código contable y el NIT,  los da contabilidad.  Los datos deben estar completos para que sea validada la información.

 

Una vez confirmada toda la información, grábela con el botón correspondiente o cancélela si no esta de acuerdo.

 

Para editar los datos que ya estén en el listado oprima el botón de edición y cambie los campos amarillos.  Al terminar grabe las modificaciones.

 

 

7.6      Bancos

 

Esta es un listado preestablecido de los bancos que hay en el país, con su respectivo número de compensación.  Como están todos los bancos, no hay necesidad de manipular esta base, sin embargo, funciona  igual que los otros cuadros.

 

Se actualiza cada vez que aparezca un nuevo Banco en Colombia.  Se usa para señalar la forma de pago en el módulo de caja, cuando se recibe dinero en cheque.

 

7.7      Pagarés

 

Esta es una opción para reestructuración de deudas, con lo que se llega a un acuerdo de pago que en cualquier momento se puede modificar.

 

Se usa cuando en los colegios se logra un acuerdo de pago con padres de familia morosos que aceptan reestructurar su deuda garantizándola con pagaré.  Esta opción sirve para registrar las diferentes cuotas acordadas en el documento o pagaré.

 

Los campos en pantalla marcados “Total deuda años anteriores” son meramente informativos. 

 

Cada cuota del acuerdo contienen la fecha de vencimiento y el valor acordado.  El cuadro inferior de esta ventana muestra todas las cuotas registradas independientemente de que hayan sido canceladas o no.

 

 

 

 

Para registrar cada cuota del pagaré, se oprime , se determina el valor de la nueva cuota y su vencimiento.  Para aplicar estas cuotas, se oprime Grabar y el programa adiciona esta cuota al pagaré.

 

 

 

Para realizar cambios en los datos de alguna cuota del pagaré  realice los siguientes pasos:

 

1.    Digite el código permanente del alumno.  Observe que aparece el nombre completo con su curso y la relación de cuotas acordadas.

2.    Haga clic sobre la cuota que desea modificar.

3.    Haga clic sobre el botón  “ Editar”, cambie el dato que desee:  vencimiento o valor de la cuota y luego haga clic sobre el botón  “ Grabar”.

 

Si desea borrar alguna de las cuotas, haga clic primero sobre la cuota que va a borrar y luego sobre el botón

 

 

7.8      Alumnos

 

A esta función corresponde el acceso directo del que habíamos hablado con anterioridad:

 

El cuadro de alumnos, tiene por objeto mantener actualizada la información de los alumnos.  Debido a la complejidad de esta ventana, se partirá por secciones para ser explicada fácilmente.

 

 

 

 

 

                             Listado de alumnos

 

Comenzaremos por el listado de alumnos.  Está ubicado en la parte derecha de la pantalla, ordenado alfabéticamente o por número de código.  En este listado están todos los alumnos del colegio cuya información se haya ingresado.  Para ordenarlo alfabéticamente, debe hacer doble clic sobre los nombres y el listado inmediatamente se ordenará de A a la Z.  Si el doble clic se realiza sobre la columna de códigos, el listado se ordenará numéricamente, por código de alumno,  a continuación los dos ejemplos:

 

 

 

 

 

 

 


El número que se encuentra a la izquierda de cada nombre, es el código del alumno que se usa para las diferentes búsquedas.

 

Este código es denominado “Código Permanente” pues se asigna al alumno cuando se ingresa por primera vez al sistema.  En la mayor parte de colegios este código se genera de forma automática sin intervención del operador, en otras instituciones es necesario digitarlo en el momento de ingresar el alumno por primera vez al sistema, pues se debe seguir un algoritmo de adjudicación de códigos que no está contenido en el programa.

 

En cualquier caso, este código permanecerá invariable a través de los años que el alumno permanezca en el plantel y servirá de base para todos los procesos e informes que produce este programa.

 

Para obtener la información de un alumno específico, haga clic sobre el código o el nombre en este listado, en el cuadro central aparecerá la información:

 

 

 

 


Listado de alumnos
 

 

Dentro de este recuadro, funcionan tres fichas  por alumno, una llamada pensiones, la segunda padres y la tercera generales. 

 

Cada vez que se llama un alumno en el listado, el programa mostrará inmediatamente la ficha de pensiones.  Cada campo puede ser editado con el botón .  Los campos para la edición se llenan de color curuba.

 

 

 

 

 

 

 

Ficha de pensiones:

·         Conceptos:

 

En la parte superior izquierda encuentra todos los conceptos por los que se le cobra al alumno en la matrícula y que fueron definidos con la letra “M” en la tabla de “Conceptos” los valores correspondientes a los que el alumno debe pagar por cada concepto.  Ejemplo:

 

 

 

 

 

·         Identificación del alumno por Código:

 

Al lado derecho del cuadro de conceptos de cobro, se encuentra la identificación del alumno por código así:

 

Código:  20003.   Este código lo genera automáticamente el programa.  Es un número de 5 dígitos, si el alumno ingresa en el  2.002 el código empezará con 22xxx, si entra en el 2.003 será 23xxx, y así sucesivamente.

 

Cuando el colegio tiene su sistema de codificación bastará borrar este campo e insertar el código correcto.

 

Dígito de Verificación (DigV):  Consiste en uno o dos dígitos que resultan de aplicar un algoritmo especial sobre el código permanente del alumno.  Este algoritmo depende de la entidad recaudadora de pensiones con la cual el colegio ha realizado su contrato de recaudo empresarial.  Si el colegio no tienen contratado el recaudo con ningún Banco o Corporación de Ahorro, este digito permanecerá en blanco, de lo contrario, el digito se determinará en el momento de ingresar el alumno al sistema en función de los dígitos que conforman su código permanente y de acuerdo al algoritmo que exija el Banco o Corporación (Conavi, Colmena, Banco Caja Social, Davivienda, Etc).  Algunas entidades cuyo recaudo se realiza usando código de barras no requieren de dígito de verificación.  Ejemplo:  Colpatria.

 

Beca:  Aquí marca si un alumno tiene beca en pensión o algún ptro concepto de la mensualidad.  Si tiene beca en pensión, deberá marcarse con un 1 en este campo.  Si la beca cobija los dos primeros conceptos de la mensualidad (Ejemplo:  Pensión y comedor), se debe marcar 1. 2 en este campo.  Si solo cobija el segundo concepto de mensualidad (Ejemplo: Comedor), se debe marcar un 2 en este campo.  En resumen, deben marcarse los números de columnas de la mensualidad que se están subsidiando mediante beca separados por comas.  A continuación se deben modificar los valores de mensualidad que originalmente el sistema estableció de acuerdo a las tarifas, por aquellos valores que el alumno va a pagar en cada uno de los meses.

 

 

·         Deudas años anteriores:

 

Aquí se indica el valor de la deuda que el alumno traiga de años anteriores y sus respectivos intereses por mora

 

 

·         Fecha de liquidación:

 

Es la fecha a la cual se desea hacer la liquidación del presente alumno.  Al dar clic sobre la flecha, aparecerá un calendario con la fecha de liquidación, dándole la opción de dejar la fecha de “hoy” o cambiarla para que salga el reporte de la fecha que usted requiera.

 

 

 


 

 

·         Estado de cuenta:

 

Una vez definida la fecha de corte, se puede saber el estado de cuenta de este alumno, haciendo clic sobre el botón , para presentar el siguiente cuadro:

 

 

 

Como la fecha de liquidación que se pidió fue el 4 de Noviembre de 2.002, el programa arrojó un informe con corte a esta fecha, en el que se incluyen los meses en mora discriminados por concepto y con los intereses correspondientes a los días de mora hasta la fecha de corte.    En el cuadro de abajo, se presenta el historial de recaudos, correspondiente a todo el año lectivo.  Este historial muestra los recaudos uno a uno en orden cronológico.  La primera columna detalla el tipo de comprobante de recaudo (Ver “Tabla de comprobantes”), la siguiente muestra el número de este comprobante, luego aparece la fecha del pago y a continuación el valor total del recaudo.

 

Las siguientes columnas corresponden a la forma como el pago fue aplicado en los diferentes conceptos tanto de matrícula como de mensualidad, intereses de mora o deuda de años anteriores.  La forma como los pagos de un alumno hayan sido aplicados determinará los rubros en mora que se muestran en la parte superior de esta ventana.

 

Se recomienda ser siempre muy observador de la aplicación de pagos que realice el sistema cada vez que se registra un recaudo ya que el operador puede,  en la mayoría de los casos, modificar dicha aplicación cuando lo considere necesario. 

 

Más adelante se discutirá mejor este tema tan importante.

 

Para imprimir este informe, haga clic sobre el botón  imprimir.

 

·         Valores a pagar mensualmente (Mensualidades):

 

Se presenta mes a mes discriminado por conceptos el total de lo que debe pagar:  Los conceptos que se presentan aquí son los mismos que se definieron en la tabla “Conceptos” y que fueron marcados con “P” (Ver “ Tabla Conceptos” ).  De manera vertical se totaliza anualmente por conceptos.

 

 

 

·         Recaudos.

 

Es la suma de la totalidad de recaudos de cada mes

 

Después de Jun de 2.002
 

Total de recaudos en Nov. 2.001
 

Antes de Sept de 2.001
 
 

 

 

Ficha de Padres:

 

Esta Carpeta permite tener de una manera rápida y ágil, la información completa de los padres de los alumnos, de tal manera que en cualquier eventualidad pueden ser ubicados con facilidad.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ficha Generales:

 

En esta carpeta se ingresan los datos de cada alumno,

 

 

  1. Grado:  El grado en que se encuentra el alumno debe contener siempre dos caracteres, Ejemplo:  si un alumno va para tercer grado, debe llenarse este campo con 03, si va a octavo con 08, si va a la grado once con 11.  En preescolar se usan los grados definidos en los parámetros del sistema (ver esta sección más adelante en el manual).  Siempre usando dos caracteres.  Ejemplo:  Kinder: KI, Transición. TR.
  2. Grupo: Cuando hay más de un curso de un grado, se definen los grupos con dos dígitos así:  01, 02,  03... Si solo hay un curso de un grado, siempre se debe marcar 01 en este campo.
  3. # de Lista:  Este programa no lo genera.  Es el número que le corresponde a un alumno alfabéticamente dentro de un curso.  Carece de importancia para este sistema de cartera, por lo cual no es posible generar estos números desde aquí.  Solo puede hacerse mediante el programa DIAMANTE – Académico.

·         Sexo:  M para masculino y F para femenino

·         Código perm:  Es el código que se ha generado automáticamente.

  1. No. Matrícula:  Este dato es irrelevante en este sistema, por lo cual sugerimos dejarlo en blanco al ingresar alumnos por aquí.  Tiene importancia solo para el sistema académico.
  2. Modalidad:  Se usa este campo solo en colegios que tienen varas modalidades de Bachillerato.  Ejemplo: Bachillerato clásico y Bachillerato Industrial y los alumnos están divididos en uno y otro a su elección.

·         Condición: Puede ser A: Activo, R: Retirado y S: Asistente

·         Nacionalidad

 

 

BOTONES DE ACCIÓN:

 

En a parte superior de la ventana completa, se encuentran los Botones de acción:

 

  Crear alumno nuevo.

 

Al ingresar por este botón se llega a las carpetas en blanco para que la información completa sea registrada.  Esto de debe realizar cada vez que se matricule un alumno nuevo.

 

 

Espacio para la foto del alumno:  El archivo con la foto digital del alumno, cuyo nombre (del archivo) debe ser igual al código permanente del alumno en la extensión .jpg, .bmp, .tif, según el formato usado
 

 

 

 

 

 Si falta algún campo por llenar o alguno de los campos está errado, el programa arrojará aviso para que sea corregido

 

 


 

Posteriormente deberá oprimir el botón de grabar o el de cancelar la operación, si no está de acuerdo con lo escrito

 

Si oprime el botón cancelar no se registrará el alumno nuevo.

 

 

  Buscar

 

Con este botón podrá buscar un alumno en especial.  En el campo de código del alumno, ingrese el código y oprima el botón buscar de nuevo, aparecerá toda la información del alumno.  También podrá buscar un alumno, llenando el campo de apellidos, grado, identificación o cualquiera de la ficha “Generalidades”.

 

 

 

 

  Editar datos

 

Como en todas las ventanas, este botón le permite editar todos los campos que se encuentren el color curuba.  Una vez realizados los cambios deseados, haga clic en Grabar.

 

 

 

  Borrar Alumnos

 

Este botón le permite borrar el alumno que tiene en pantalla.  Si el alumno tiene pagos pendientes, no se le permitirá borrarlo.  Si el alumno se retiró del colegio y no puede ser borrado, simplemente cambie el campo de condición que tiene una “A” por una “R” (Retirado) usando el botón de editar .  A continuación registre la fecha de retiro  con el fin de que el sistema suspenda la causación a partir de esa fecha.

 

 

 

  Listar

 

Este botón permite listar los alumnos por pantalla según sea determinado.  Permitirá darle un orden de impresión para facilitar el manejo por cursos o por nombres, etc.  Funciona así:

 

2
 

1
 

 

 

En Campos posibles a usar, está toda la información que se ha ingresado de los alumnos.  Posteriormente se definirá qué campos desea listar, para ello deberá insertar los campos a listar (en el número 1), debe seleccionar el campo en el listado de campo posibles a usar, con la mano que esta señalando los pasa a campos a listar.  Si este no es el campo que quiere ingresar, sitúese sobre el nombre del campo a listar no deseado y con la mano que señala al otro lado, devuélvalo.

 

En seguida determine en qué orden los va a listar en el número 2), funcionando de la misma manera que el anterior.

 

Posteriormente determine la orientación de la hoja en la que va a imprimir, ya sea vertical u horizontal;  notará que en el encabezado, paginado por, aparecen los dos primeros  campos a ordenar, entonces señale el orden deseado.   También es así como en el rango del listado le dará la opción de concretar su listado de acuerdo con los dos primeros campos de ordenamiento.  Seleccione si desea en el listado solo los activos, solo los retirados o todos.  Una vez parametrizado   su listado oprima aceptar:

 

 

 

 

En consecuencia, se ha generado un cuadro ordenado por nombres y apellidos, con fecha de nacimiento y barrio.   Solamente se listaron los alumnos cuyos nombres están dentro del parámetro establecido:  Albornoz – Arango.

 

  Generar listado por impresora. 

 

Funciona igual que el botón de listar.  Al dar clic en aceptar lo enviará a un cuadro para definir el tipo de letra de la impresión:

 

 

 

  Generación de números de lista:  Este botón nunca se activará, ya que es una función específica del módulo de notas.

 

 

  Terminar sesión:

 

Una vez concluida la sesión de trabajo en cualquiera de las funciones y se desea salir del programa, el usuario hará clic en icono de terminar, asumiendo su terminación, este se regresa al Menú principal del programa.

 

 

Adicionalmente, esta ventana tiene una función para moverse dentro de los registros mediante las flechas de desplazamiento ubicadas debajo de los Botones de acción.  A la izquierda de este espacio encuentra la ubicación del registro y el total de la lista de alumnos:

 

 

 

 

 

7.9      Salir del Programa 

 

Salir del programa permite cerrar todos los archivos, carpetas y bases de datos para salir con seguridad.

 

 

 

 

 

 

8       MOVIMIENTOS

 

Los movimientos los conforman básicamente los recaudos que a través de diferentes fuentes ocurrían por parte de los alumnos abonando a sus deudas por concepto de matrícula y pensiones.

 

Igualmente las notas débito y crédito que afectan la deuda de los alumnos con el colegio.

 

Cuando el colegio tiene contratado el recaudo con un Banco o Corporación de ahorro y esta entidad suministra los datos de recaudo diario en medio magnético o archivo plano, estos movimientos pueden ser insertados al sistema a través de la opción “Cruces” del menú principal , lo cual a demás de expedir el correspondiente recibo de caja y cruzar inmediatamente la cartera, presenta otras ventajas para la administración del colegio que se explicarán en el capítulo correspondiente

 

Finalmente, debemos concluir que en esta opción de “ Movimientos de Cartera”, de deben registrar las notas contables (Notas Débito y Crédito) que afecten las cuentas por cobrar a algún estudiante, así como los recaudos que por cualquier motivo no se generan o no se pueden ingresar a través de las otras opciones que ofrece el programa.

 

Debe tenerse muy claro que ésta es la única opción por medio de la cual puede modificarse la aplicación que el sistema hace de un movimiento cualquiera.

 

 

 

 

 

El menú movimientos, consta de tres partes:  Grabar, Consultar y Consignaciones.   Estas tres opciones serán las herramientas utilizadas para manejar la información diaria de los movimientos de caja y cartera. 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.1      Grabar

 

La opción grabar se utiliza para registrar nuevos movimientos al sistema de cartera.

 

Primero debe escoger el tipo de comprobante.  Al hacer clic sobre la flecha de la casilla se despliegan los comprobantes definidos en la tabla “Comprobantes” (Ver sección Tabla de “Comprobantes”).  Escoja el que desea incluir y pase a la siguiente casilla:  Número de comprobante.  El sistema mostrará en este momento el número consecutivo siguiente al último registrado.  Modifíquelo si es necesario, de lo contrario deje este número y pase a la siguiente casilla.

 

Registre la fecha contable, preferiblemente en formato similar al siguiente:  24-Jun-2003.

 

Al pasar a la casilla siguiente, el sistema repetirá la fecha contable en la casilla Fecha de Movimiento.  Se asume que los movimientos son contabilizados con la misma fecha en que sucedieron.  Sin embargo, puede suceder que se necesite registrar un movimiento de cartera que se sucedió en un mes anterior y que no fue registrado en su momento.  Al estar cerrado el balance de ese mes se hace imposible registrar movimientos que afectan la contabilidad de ese mes.  Por esta razón registraremos el movimiento con fecha contable de hoy pero en la casilla “ Fecha Movimiento” registraremos la verdadera fecha en que ocurrió el movimiento para no afectar la historia de pagos del estudiante, aunque sea contabilizado con posterioridad.  Luego pase a la casilla “Código Alumno” y registre el código permanente del estudiante.  Una vez completado deberá aparecer su nombre completo con el grado que cursa.

 

Pase luego a la casilla “Valor total Movimiento” y digite allí el valor total del movimiento.  No use separador de miles, use un punto para separar los centavos si los hubiere, aunque el programa en general no muestra centavos, si los almacena.  En todo caso se aconseja evitar los centavos.

 

Use la casilla de observaciones para escribir cualquier cosa que considere pertinente en este pago, frases que permitan recordar la razón del movimiento cuando sea consultado en el futuro.  Si no es necesaria explicación alguna, deje en blanco.

 

Si no recuerda el código del alumno, haga clic en el botón buscar y aparecerá un listado alfabético de todos los alumnos del colegio con su código, busque el alumno, anote su código, cierre esta ventana y pase a digitar el código del alumno.

 

Si desea conocer el estado de cuenta del alumno en la fecha del movimiento, oprima el botón y verá una ventana como la siguiente que ya fue explicada anteriormente.

 

 

 

 

Una vez haya finalizado el registro de los datos mencionados hasta ahora, oprima el botón aplicar y observe como se distribuye el pago en los diferentes rubros en el cuadro a la derecha de esta ventana.

 

 

 

 

RESUMEN:

 

La aplicación se realizará siempre en este orden:

 

  1. Deuda de años anteriores
  2. Intereses correspondientes a deuda de años anteriores
  3. Deuda por concepto de matrícula
  4. Deuda por concepto de Pensiones, abonando primero a la más antigua.

 

Básicamente la aplicación de un pago se realizará tal como aparece la cuenta del alumno.  Para cada mensualidad se abonarán primero los intereses de mora del mes más antiguo en mora.  A continuación se abona la pensión de ese mes, luego los otros conceptos de la mensualidad que acompañan la pensión (cafetería, transporte, etc), luego se sigue con el siguiente mes de la misma forma.

 

Si desea cambiar la aplicación, haga clic en la casilla del rubro correspondiente, borre el valor que se encuentra allí y digite el nuevo valor.  Tenga en cuenta que la suma de los valores en los diferentes rubros debe ser igual al valor total del movimiento o de lo contrario el botón de grabar permanecerá apagado impidiendo registrar el movimiento.

 

Haga clic en grabar, cuando este listo y el movimiento quedará registrado en la base de datos y el pantallazo quedará listo a la espera de un nuevo movimiento.

 

Haga clic en el botón salir , para volver al menú principal.

 

 

 

Consultas.

 

 

Para consultar y eventualmente modificar los movimientos de un alumno, digite primero su código permanente en la casilla correspondiente.  Una vez ubicado el alumno, haga clic en el botón buscar  .

 

 

 

 

Movimientos de un alumno .  Deberá aparecer el movimiento más reciente de ese alumno.

 

 

 

Usando la flecha  se pasará al movimiento anterior cronológicamente.  Con el botón  podrá llegar al primer movimiento y con el botón  irá directamente al último.  Si el movimiento no ha sido registrado por contabilidad se encenderá el botón de editar  permitiendo que se modifique, de lo contrario no podrá ser modificado.

 

Al oprimir  en el botón   podrá obtener el estado de cuenta de este alumno, en la fecha del movimiento;  este estado de cuenta puede ser impreso o consultarse en pantalla:

 

 

Es importante anotar que en esta función, solamente se podrá ingresar el código del alumno, sin especificar el tipo de comprobante, pues el sistema busca todos los movimiento del alumno que puedan ser presentados.  Una vez que la información está cargada, se habilitaran solamente los siguientes Botones de acción:

 

  Buscar movimientos de este alumno

  Buscar alumno

  Estado de cuenta

  Terminar

 

 

 

8.2      Consignaciones.

 

En las consignaciones del día se encuentra una relación de consignaciones discriminadas por cuentas bancarias que anteriormente se predeterminaron.  Su función principal es la de controlar el saldo de caja del colegio.

 

 

Para consultas, ubique la fecha que requiere en el campo fecha de consignación,  así se cargará la información de este día. 

 

Para ingresar datos, ubíquese en la fecha actual (hoy).

 

 

 

 

 

 

Puede ingresar 6 consignaciones en diferentes bancos.  Cada campo de bancos tiene un menú desplazable en donde puede escoger el banco en el que se realizará la consignación.  En seguida ingrese los valores a consignar, recordando que debe cambiar de campo con un clic o con la tecla tab,  no con enter.  El cuadro calculará el subtotal por renglón y los totales del valor consignado, las comisiones y el Gran total. 

 

La columna “Menos Comisiones” se usa para registrar allí el valor de las comisiones que descuentan los bancos por concepto de recaudos a través de tarjetas de crédito o tarjetas débito.  Si su colegio no acepta este tipo de forma de pago, deje siempre los valores de esta columna en ceros.

 

Al oprimir el botón de terminar, los valores quedan inmediatamente guardados en la base de datos.  Vuelve al menú principal.

 

 

 

9       Caja

 

 

 

 

La función principal del módulo de caja esta diseñado para recibir dinero a través de la caja del colegio por cualquier concepto, ya sea Matricula (M), Pensión (P) o Especial (E).

 

 

9.1      Registrar recibos

 

 

En esta pantalla, se registrará el movimiento de caja.  Para tales efectos, se ingresará la fecha de hoy, posteriormente, el número de recibo consecutivo. 

 

Una vez ingresada la información inicial, la cajera, deberá tener claro si el dinero que ingresa es de cartera o de conceptos especiales.  Si el dinero es de cartera, realiza un doble clic sobre la franja amarilla (como se señala en la figura) y digita el código del alumno.   Si no sabe el código del alumno hace clic en , y buscarlo en el listado que aparece:

 

 

Al digitar el código del alumno aparece en la columna la deuda pendiente que este alumno tiene con el colegio.  Y en el lado derecho del cuadro el programa ha el nombre del alumno y el total de la deuda.

 

 

 

 

 


Totales detalle
 

 

 

Y se quiere ver el detalle de la deuda se hace un clic en detalle.

 

 

Estos mismos  totales 

son los que aparecen en el pantallazo de movimiento de cartera
 

 

 

Este es el pantallazo explicado del estado de cuenta del alumno, con su historial de pagos.  Los totales que aparecen en este cuadro en el lado derecho, serán los que aparecen en el  movimiento de cartera en la columna en que se inserto el código del alumno.

 

 

El movimiento de cartera brinda la posibilidad de que en el mismo recibo de caja se muestren uno o mas alumnos.  Por ejemplo, si un padre de familia va a realizar un pago de dos hijos o mas, puede ingresar en la segunda columna el código del segundo hijo, aparecerá la información correspondiente, cuyo detalle aparece abajo.  Así se pueden colocar hasta cuatro alumnos para hacer un solo recibo de caja.  Si la misma persona desea hacer dos pagos de alumnos diferentes, deberá realizar el mismo procedimiento otra vez, para hacer otro recibo de caja.

 

Una vez se ha completado este cuadro, que muestra el total la deuda de cada alumno, en la columna de la derecha del cuadro, se coloca el valor que se va a pagar por cada alumno, el cual puede ser solo un abono a la deuda total.  Este procedimiento se realiza con cada alumno que se incluya en el recibo.

 

El subtotal presenta la suma de los valores a pagar.

 

 

 

Conceptos especiales
 

Valor a pagar
 
 

 

 

Si adicionalmente quiere pagar conceptos especiales dentro del mismo recibo, abre las casillas de conceptos especiales y escoge el concepto a pagar y determina el valor.  Se pueden registrar hasta tres conceptos especiales.   El programa realiza un TOTAL A PAGAR, sumando el subtotal y los valores que se ingresaron por conceptos especiales.

 

En la ventana de “Observaciones”, se podrá realizar cualquier tipo de anotación referente a este recibo.  A su vez, en la casilla “ Recibido de:” se puede anotar el nombre del papá o del alumno del que se recibe el dinero.  Si en esta casilla no se escribe nada, el recibo saldrá a nombre del alumno.  Si se realiza solo por conceptos especiales, si hay necesidad de escribir quien paga.

 

Hasta este momento, se ha establecido cuanto se va a pagar, ahora deberá escribir la forma de pago,  tendrá hasta tres opciones.   Una de las opciones puede ser en cheque, entonces señala en la casilla el código del banco (en este caso el 09 Citibank), cheque No., la fecha es en la que se debe consignar el cheque (el programa coloca automáticamente la fecha de hoy, pero esta se puede cambiar si el cheque es postfechado, ya que se produce un informe en el que se reportan las consignaciones para hoy), luego se coloca el valor del cheque.

 

Puede adicionar otra forma de pago como es el efectivo, el cual se marcará en la casilla del código del banco como EF.

 

Como ultima opción tiene el pago mediante tarjeta de crédito, ingresando el número de la tarjeta en el espacio “Cheque No.”.

 

El programa arrojará un total de recibido, que deberá ser igual al total a pagar.

 

Todos los datos se deben ingresar completos, pues si esta mal el programa arroja un mensaje  informando que faltan datos o que el valor recibido es diferente  del valor a pagar.

 

 

 

 

El siguiente paso es grabar el recibo, ya que el botón de imprimir esta apagado.  Apenas graba se habilita esta función.  El modelo de impresión de los recibos de caja varía según cada colegio, sin embargo, en todos el fondo es el mismo, solo cambia la presentación.

 

Adicionalmente, el pago de cartera queda registrado en cartera y lo demás queda para control de caja.

 

Para realizar los siguientes recibos, se procede de la misma manera, cuidando de cambiar el número de recibo con el consecutivo.

 

 

 

 

 

 

 

9.2      Consultar Recibos

 

Esta función sirve para consultar recibos de caja que ya estén hechos.  Para conseguir la información, se teclea el número del recibo que se busca y se le da enter.  Sale  el recibo que se esta llamando y se puede reimprimir.  Eso sucede cuando por algún motivo el recibo se pierde y se debe enviar otra copia.  También esta situación se presenta cuando se debe dejar una copia para el consecutivo del colegio y esta se pierde, se daña, etc.

 

 

 

 

No se puede modificar el recibo.  Pero lo que se puede hacer es modificar la aplicación del pago, oprimiendo el botón   y determinando así la aplicación del pago como mas convenga, y se oprime .

 

 

 

Si el programa tiene interfase con contabilidad, la modificación de recibos ser realiza dependiendo de cómo sea la interfase.  Si no la tiene, si se pueden realizar modificaciones.

 

En algunos colegios se utiliza un cierre diario al final del día, y se envía a contabilidad y se bloquean los recibos y no se pueden modificar, sin embargo, antes de hacer este envió si se puede modificar.

 

 

9.3      Reportes de Caja

 

Este menú proporciona informes completos de los recaudos por fecha, por número de recibo, por código de alumno, por concepto, presenta un resumen de concepto y presenta un listado de las consignaciones para hoy.  Todos los listados serán impresos, cada uno con el título correspondiente. 

 

La función de estos listados es la de realizar el arqueo de caja.

 

 

 

 

9.3.1     Recaudos por Fecha

 

 

Para obtener la relación de recibos de caja, deberá completar los campos de fecha inicial y fecha final, parametrizando así el listado, posteriormente, oprima listo si esta seguro de que este es el periodo de tiempo que necesita, de lo contrario oprima cancelar:

 

 

 

El programa enviará la orden de impresión del listado.  La información que contiene la relación es:

 

3  Fecha

3  Recibo de caja Número

3  Valor total del banco

3  Numero de cheque

3  Fecha de consulta

3  Valor del cheque

3  Valor tarjeta crédito

3  Valor tarjeta débito

3  Valor efectivo

 

9.3.2     Recaudos por Número de Recibo

 

Para obtener este listado, deberá indicar un periodo de tiempo y el programa dará la orden de impresión del listado:

 

 

 

 

La información que contiene la relación es:

 

3  Número de Recibo de Caja

3  Valor Total Banco

3  Numero de cheque

3  Fecha de consulta

3  Valor del cheque

3  Valor tarjeta

3  Valor efectivo

 

 

 

9.3.3     Recaudos por Código del alumno

 

Como en todos los demás, ingrese un periodo de tiempo en los espacios indicados y el programa enviará la relación para impresión:

 

 

 

 

La información que contiene la relación es:

 

3  Fecha

3  Número de Recibo de Caja

3  Código el Alumno

3  Concepto

3  Valor del Recibo

 

 

9.3.4     Recaudos por concepto

 

 

A diferencia de las anteriores, en este cuadro podrá escoger el tipo de relación que quiere, es decir, puede escoger el concepto de acuerdo con los programados:

 

 

 

 

 

Cualquier concepto que elija, al oprimir listar, enviará la orden de impresión o lo podrá ver en pantalla.  La información que se incluye en esta relación es:

 

3  Fecha

3  Número de recibo de Caja

3  Valor del Recibo

 

 

9.3.5     Resumen por concepto

 

 

Este es un resumen mensual, es el que dice entre dos fechas cual es el total por cada concepto, ya no recibo por recibo,.

 

 

 

 

 

9.3.6     Consignaciones para hoy

 

Esta función produce el listado de las consignaciones para el día de hoy, de acuerdo con la información que ha introducido.  Estos son los cheques que se recibieron hoy o ayer, o los posfechados  que son para la fecha.  Realiza el anexo de consignación. 

 

La información a listar es:

 

 

3  Banco

3  Número de cheque

3  Valor del cheque