MANUAL DE INSTALACIÓN
Antes de instalar tenga en
cuenta lo siguiente:
Si ya tiene instalado la Ver.
8.2, no es absolutamente necesario realizar de nuevo
Si va a instalar por primera vez, no tenga en cuenta los puntos siguientes y vaya directamente a los pasos de instalación.
Si por el contrario decide reinstalar, no se preocupe por los datos ya que éstos permanecerán intactos. Siga los siguientes pasos
- Copie los archivos de
- Cuando la instalación
de la nueva versión termine, traiga de
- Los archivos de datos
(Carpeta Notas) no tendrán ningún problema. Es prudente realizarle un
backup a esta carpeta como tarea de rutina pero no como algo necesario
para instalar la nueva versión.
- Cuando la instalación
termine, vaya primero al AdminAcadem y realice el proceso de “Chequeo de
Bases”. Este proceso puede ser un poco demorado por los cambios que se
realizarán sobre las bases de datos. No se preocupe por esto.
Nota: Anteriormente hemos venido tratando de mantener
el tamaño de las ventanas del programa de tal forma que alcancen a visualizarse
completamente en pantallas con resoluciones de 800 x
Pasos
de Instalación:
Para realizar la instalación del programa SIIGO Académico Ver.8-4 coloque el CD en la unidad del computador
y abra el explorador de Windows. Abra el contenido del CD. Haga clic en
img.1
A continuación, encontrará:
img.2
Tenga en cuenta las instrucciones que allí le indican.
Cierre cualquier aplicación durante la instalación del programa. Haga clic en Aceptar.
Luego verá:
img.3
En este momento podrá cambiar la carpeta de
instalación del programa o continuar y dejarla en la carpeta que sugiere el
programa. Se recomienda ampliamente dejar la carpeta sugerida y continuar
haciendo clic en el botón que se indica.
La siguiente ventana muestra el grupo de programas
bajo el cual se instalará
img.4
La instalación se iniciará en este momento y
encontrará una ventana de progreso a medida que el programa se esté instalando
en el sistema.
Es posible que se detecte que algunos componentes ya
existen en su computador. El proceso se detendrá para preguntar si desea que el
componente existente se conserve y no sea reemplazado por el nuevo que se va
instalar. Haga clic en No a todo:
img.5
La ventana de progreso continuará (imagen 6) y cuando finalice verá un
mensaje de finalización de instalación (imagen
7):
img.7
img.6
Ahora, si desea, podrá dirigirse
al destino que le asignó al programa y crear un acceso directo al programa SIIGO Académico.
Si se encuentra
instalando un colegio que tiene varios computadores en red. Realice la
instalación en el Servidor primero, si este computador no será dedicado. En
caso de que el servidor sea un equipo dedicado, es decir, que no se usará como
estación de trabajo, no será necesario realizar la instalación en este equipo.
Sin embargo deberá crear en este equipo una carpeta denominada “SiigoAcademico”
dentro de “Archivos de Programa”. Copie en esta carpeta todos los archivos
ejecutables (archivos .exe) y las bases de datos (archivos .mdb) que se
encuentran en la carpeta “Support “ del CD.
Luego instale
los demás computadores de
Si usted está
instalando en un cliente que ya está operando con la Ver.8.2: Desde cualquier
terminal, vaya a la carpeta de programas (... Siigo Academico) del servidor e
invoque el programa AdminAcadem, digite la clave y contraseña y luego haga clic
en “chequeo de bases¨. Esto no es necesario cuando se trata de un cliente por
primera vez.
Importante: Asegúrese de crear un acceso directo del
programa Academico.exe del Servidor en cada computador de
Se podría borrar
con tranquilidad la carpeta local SiigoAcademico de cada estación ya que
después de la instalación, solo se necesitará la que existe en el servidor, aún
si en este último no fue instalado el programa.
Definición de parámetros del cliente:
Luego que
termine el proceso anterior, haga clic en
Parámetros:
lo primero será definir las rutas sobre las cuales se instalarán las
bases de datos y demás archivos necesarios para el funcionamiento del programa.
Llene cada una de las casillas de este formato haciendo previamente clic
en el botón Editar. Cada campo corresponde a una ruta donde se alojará
la información correspondiente.
Notas: Aquí quedará la
información correspondiente al año lectivo que estamos instalando. Normalmente
empieza en la carpeta \Notas y luego de
allí se desprende una nueva carpeta denominada igual al año lectivo. Luego una
nueva carpeta que sirva para recordar el nombre del colegio. Tenga en cuenta
que si se encuentra en un computador remoto (un servidor por ejemplo), la ruta
debe empezar por \\ seguido del nombre del computador que aloja la base de
datos. Ej: \\Servidor\Notas\2010\colegio
Fotos: Digite la ruta en
donde se encuentran los archivos de fotos de los alumnos y profesores. (Archivos
.jpg, .bmp, .tif, ó .gif). Puede ser la misma carpeta de la base de datos o si
lo prefiere, una distinta. Ej.: \\Servidor\Notas\2010\fotos
Formatos: Digite la
ruta en donde se encuentran los archivos realizados con MS-Word que
corresponden a los folios de matrícula, contratos, pagarés, certificados,
constancias, actas de grado, etc. Puede ser la misma carpeta de la base de
datos o si lo prefiere, una distinta. Ej.: \\Servidor\Notas\2010\formatos
Seguimiento: Digite la
ruta en donde se encuentran la base de datos de seguimiento de alumnos. Esta
base de datos es diferente a la correspondiente a notas, será la misma a través
de los años del colegio. Preferiblemente debe ser diferente a cualquiera de las
anteriores y no debe contener el año. Ej.: \\Servidor\Notas\Seguimiento
Grabación Profesores: Si los
profesores son quienes van a digitar las notas, existen dos posibilidades:
Si se deja en blanco este dato, el programa intentará reconocer la
unidad en el momento que se conecten.
Archivos para Internet: marque aquí la carpeta en donde desea que se copien los archivos que
serán subidos al servidor web.
Puntos Distribuidos: Será la ruta en donde se generarán las copias de las
bases de datos que serán llevadas a los diferentes puntos distribuidos. En esta
carpeta también deberán copiarse estas bases de datos cuando van a ser
sincronizadas con la base maestra o principal.
Terminado este formato, pase al siguiente
haciendo clic en la pestaña: Evaluaciones Periódicas. Allí
registraremos los parámetros de evaluación del colegio que estamos instalando.
Logros e Indicadores:
Si el colegio va usar frases en cada materia que van a tener algún tipo
de evaluación, estas frases las denominamos Logros y/o Indicadores en el
programa.
Marque en la casillas “Usa Logros”
y “Usa Indicadores” según si el colegio que está instalando usará frases
de logros y frases de indicadores en forma separada. Debe tenerse en cuenta que en caso de usar
ambos: Logros e Indicadores, el programa creará un a dependencia entre ellos de
tal forma que todo Indicador de Logro dependerá de un Logro. Por supuesto que
un colegio puede usar solamente logros o solamente indicadores.
Si “Usa Logros”, entonces deberá definir cuál es el máximo de Logros que
se definirán por materia. El programa permite máximo 10, pero ud. puede definir
menos.
De forma similar para los indicadores, si se van a usar, se debe definir cuál será el máximo de frases
de indicadores por materia en cada período. El programa acepta un máximo de 30
pero se pueden definir menos.
Marque en la casilla correspondiente, si se van a evaluar los logros o
si se van a evaluar los indicadores. Algunos colegios les gusta acompañar las
evaluaciones de las materias de lo logros y/o indicadores de logro de cada
asignatura pero sin evaluación. Otros por el contrario, evalúan estas frases y
a partir de estas evaluaciones se concluye la evaluación de la asignatura para
el período. En todo caso, si se van a evaluar los logros o los indicadores,
registre la escala de evaluación correspondiente. Siga estas reglas:
Si van a ser evaluados con letras, registre las letras que serán usadas,
separándolas con comas. Ej.: E,S,A,I,D ó S,A,B,J.
Si van a ser evaluados con números, registre la escala con el valor
mínimo primero, a continuación un guion
seguido del valor máximo posible. . Ej.: 1-50
ó 1-100
La casilla de valores porcentuales por indicador se debe marcar cuando
cada indicador va a tener un valor porcentual diferente y la nota del Logro
será determinada mediante un promedio ponderado de las notas de los Indicadores, en los que cada
nota parcial será afectada por el valor porcentual de cada indicador. Marcar
esta casilla implica que las notas de los Logros será promediada. Es decir que
se obtendrá a partir del promedio de las notas de los Indicadores. Si no se
marca la casilla de ”Valores
porcentuales x Indicador’, el programa promediará las notas de los indicadores
con igual peso cada una.
Si en el cuadro de Logros se marca la casilla “Digitados”, la marca de
la casilla “Valores porcentuales x Indicador” no tendrá efecto alguno. En este
caso los profesores digitarán las notas de los Logros y el programa no
realizará promedio alguno.
En caso de que se realicen promedios, se deberá marcar con cuantos
decimales se grabará el resultado y si ese resultado debe redondearse o no. El
redondeo implica que si el siguiente decimal es mayor o igual a 5, la nota se
subirá. Si no se marca redondeo, la nota será truncada en los decimales
sobrantes. Ej, Un alumno obtiene un promedio de 5.86, Se pide que las notas
sean expresadas con un decimal con redondeo. Entonces la nota grabada será 5.9
ya que por razones de redondeo, la nota de 5.86 se aproxima a 5.9. Si no se
hubiera marcado la casilla de redondeo, la nota sería 5.8, ya que se truncan
los decimales sobrantes sin aproximar nada.
Si el colegio no desea que los Logros se denominen así, escriba en la
casilla “Sinónimo” el nombre que el colegio desea que aparezca en todos los
informes. El ejemplo del gráfico anterior muestra que los Logros deberán
llamarse “Competencias” y los Indicadores deberán llamarse “Desempeños”.
Frases de Observación:
Si el colegio va a mantener una tabla de frases de observación para ser
adicionadas a cada asignatura en el boletín de evaluación, marque la casilla:
“Usa tabla de frases”. Si el colegio mantendrá una tabla diferente para las
Fortalezas, otra para las dificultades y otra para las Sugerencias, marque la
siguiente casilla que dice: “Fortalezas, Dificultades y Sugerencias”. Si no
marca esta casilla, el programa asumirá que se trabajará sobre una sola tabla
de frases en las que aparecen juntas las frases de los tres aspectos mencionados.
Si se desea que cada asignatura tenga sus
propias tablas de frases, marque la casilla que dice: Frases x curso. Si no se
marca esta casilla, el programa asumirá que las tablas de frases se usarán
indistintamente por todas las asignaturas.
Si se desea que cada período se manejen frases diferentes, marque la
casilla que dice “Frases x período”, en caso contrario, el programa asumirá que
las frases creadas se podrán usar en todos los períodos.
El “máximo número de frases por materia”, se refiere al máximo número de
códigos de frase que un profesor podrá asignar a un alumno en una asignatura
para el boletín de un período. Diferente a máximo de logros e indicadores que
mencionábamos antes, el cual se refería al máximo número de logros o
indicadores que es posible formular por asignatura en un período.
Cada una de las tablas que aquí hemos denominado “Fortalezas”,
Dificultades” y “Sugerencias” pueden tener un sinónimo dentro del programa.
Para ello hemos destinado tres campos que deben ser llenados. Escriba en cada
casilla el nombre de la tabla de frases que el colegio desea según el lenguaje
propio de
Definitivas Periódicas:
“Escala Evaluaciones” se refiere
a las definitivas de las materias en un período. Estas pueden ser numéricas o
con letras. Si son con letras, se definen de forma similar a lo explicado para
Logros e Indicadores: separándoles con comas y en orden descendente. Primero a
la izquierda la letra que significa el más alto desempeño obtenido por el
estudiante. Ej: S,A,B,J (Superior, Alto, Básico y Bajo). Si las evaluaciones serán numéricas, se debe
escribir el rango inferior y el superior separados por un guion. Ejemplo: 1-100.
Las definitivas periódicas pueden ser digitadas por el profesor o ser
obtenida\s como un promedio de las notas
de los logros. Marque la opción correspondiente según el caso. Cuando son
promediadas, las notas parciales (es decir las notas de los logros), pueden
tener valores porcentuales diferentes si la casilla denominada “Valores
porcentuales por logro” se encuentra marcada.
Al igual que se explicó arriba, si las estas notas provienen del
promedio de los logros, se debe indicar el número de decimales con que serán
grabadas y si tendrán redondeo o no.
La nota mínima de aprobación
deberá ser el valor mínimo con el cual un estudiante alcanza a aprobar
Observaciones Libres: Al marcar esta opción, el programa activará la posibilidad de que los
docentes digiten observaciones de escritura libre para cada estudiante en cada
asignatura. Estas observaciones aparecerán en el boletín acompañando cada
asignatura.
Definitivas Anuales:
Los datos a llenar en este cuadro son similares a los
datos descritos anteriormente. Primero la escala de las notas finales. Luego se
marca si estas notas serán digitadas por los profesores o serán el resultado de
promediar las notas definitivas de cada
período.
Si son promediadas, se deberá definir el criterio de
redondeo y el número de decimales en que deben expresarse estas definitivas.
Nota Importante: Cuando defina
escalas numéricas tenga en cuenta que el rango inferior no debe ser cero. Una
nota igual a cero equivale a una ausencia de nota. Es decir, nota pendiente.
Defina las escalas desde 0.1 ó desde 1. Ej.: 0.1-5
Informe Final
Los parámetros que se configuran a continuación corresponden al Informe
Final (también denominado quinto informe por los colegios) y al Libro oficial:
“Informe
por áreas”. Lo primero será definir si se presentará por
áreas o por asignaturas. Si es el primer caso, marque la primera casilla
“Informe por áreas”.
“Frases de conclusión”. Marque esta casilla en caso de
que desee que el Informe Final lleve una frase predeterminada en cada
asignatura dependiendo de la evaluación final obtenida por el alumno. Estas
frases se digitan en
Recuperaciones:
Debe marcarse aquí si las recuperaciones serán a nivel de Indicadores,
Logros o definitivas Periódicas. Tenga en cuenta que estas recuperaciones no
son las finales. Se trata de las recuperaciones periódicas que deben realizar
los alumnos a lo largo del año escolar.
Es posible que en una institución, los profesores digiten notas a nivel
de indicadores de logro. Estos se promedian para obtener la nota del logro y
los alumnos deberán recuperar a este nivel. Es decir, deberán recuperar los
logros.
Descripción y Escala
Evaluaciones:
Aquí se deben colocar las letras que van a ser usadas en la evaluación
de las asignaturas y la escala numérica equivalente.
Si un colegio decide evaluar con notas numéricas, deberá escribir aquí
el rango equivalente de cada criterio de evaluación, el nombre exacto cómo
desea que aparezca en su informe final y la letra que usará si es el caso.
Si se evalúa con letras y se desea que el programa promedie las
evaluaciones en letras, deberán además llenar la columna “Valor” que corresponde
al valor numérico que deberá tener cada letra para ser promediada. Al final el
resultado podrá ser de nuevo una letra, aplicando las escalas de cada uno de
los criterios de evaluación.
Porcentajes de cada período:
Si se determina que la nota definitiva anual sea promediada, se puede
definir que cada período tenga un porcentaje diferente. Marque aquí el valor
porcentual de cada período en caso de que estos valores sean diferentes. Dejar
las casillas de cada período en blanco significará que todos los períodos
tienen el mismo peso o porcentaje.
Grabación de profesores
Estas opciones tienen que
ver con el trabajo que realizarán los profesores ya sea a través del módulo
“Docente” de grabación de notas a través de la red del colegio, a través del
módulo GrabDisk para grabar notas en memorias USB y finalmente a través de Internet. Algunos
colegios solo permiten que los profesores registren las evaluaciones mientras
que los logros son digitados por la secretaria previamente. Otros colegios
prefieren que sean los profesores quienes realicen la labor de registrar
logros, evaluaciones y recuperaciones. Marque las casillas según sea el caso
del colegio que se encuentre instalando. Tenga en cuenta que lo aquí definido
puede ser cambiado en cualquier momento sin ocasionar problemas en la
información.
No, Períodos al año:
Marque aquí cuántos períodos de notas tendrá el año escolar.
Modelo de Evaluación:
Para la gran mayoría de los casos este dato será cero (0). Solo en casos
especiales de colegios cuyo sistema de evaluación se aparta total o
parcialmente de los parámetros definidos aquí, el valor será diferente de cero.
Posteriormente se describirán otros modelos particulares que han sido
desarrollados para algunos colegios.
Maneja Transporte:
Marque aquí si el colegio manejará el transporte escolar con el Siigo
Académico. Al marcar esta opción se activará una opción en el menú “Tablas”
denominada “Rutas”, a través de la cual se podrán trabajar las rutas de
transportes escolar, paraderos y listas de alumnos por ruta.
Terminada la labor de
definición de parámetros, oprima el botón Grabar para almacenar toda la
información definida. Esta información quedará registrada en el archivo
DiamSeg.mdb por lo cual debe tenerse en cuenta cuando se realicen las copias de
seguridad. Este archivo debe estar localizado siempre en la misma carpeta en
donde se encuentre el ejecutable Academico.exe
Nota: Los parámetros
del sistema pueden cambiarse para cada año escolar. De esta forma, mientras un
año escolar fue calificado de una manera, el siguiente puede tener otra forma
de evaluación. Cada año escolar tendrá su carpeta de datos y sus propios
parámetros de evaluación.
Esta información de parámetros aplicará para todas las asignaturas del año escolar correspondiente. Sin embargo podrán hacerse excepciones a
nivel de área y de asignatura.
En el menú Tablas – Áreas
y en Tablas – Asignaturas se podrán visualizar los mismos parámetros descritos
arriba con el fin de que sean modificados para casos excepcionales.
Cada vez que el programa
necesite los parámetros de una materia, los buscará primero en la tabla de
asignaturas. En caso de no encontrar parámetros específicos de evaluación para
la materia, pasará a buscarlos a nivel de área. Si encuentra que el área a la
cual pertenece la asignatura tiene parámetros particulares definidos, entonces
el programa utilizará estos parámetros para la materia.
Si finalmente tampoco
encuentra parámetros particulares definidos para el área, el programa utilizará
para la asignatura los parámetros generales definidos para el colegio en el
AdminAcadem.
Por esta razón es
importante definir estos parámetros antes de empezar la parametrización de
áreas y asignaturas.
Desarrollos Especiales y Datos
FTP
Procesos
Especiales
La sección de
pantalla que muestra los procesos especiales funciona aparte del resto
explicado hasta ahora. Note que tiene sus propios botones de editar y grabar.
Aquí se definen los procesos o informes de diseño especial que haya solicitado
un colegio en particular.
Cada vez que una institución
educativa pide que se le cambie uno o varios de los informes que tiene el
programa estándar, estos informes se
desarrollarán y entregarán en un ejecutable aparte. En esta parte de la
parametrización del programa se definirá el nombre de ese ejecutable que
contiene los desarrollos especiales y bajo cual de las opciones de menú deberá
funcionar.
Para mayor claridad
trabajaremos sobre un ejemplo. Supongamos que el colegio x desea un diseño
especial de boletín por no gustar del modelo de boletín estándar que trae el
programa. El nuevo boletín desarrollado en forma especial para ese colegio se
entrega en un archivo que denominamos InformesABC.exe (este nombre es
un ejemplo). Ahora el asesor deberá ir a
colegio a instalar esta opción particular.
Lo primero que debe
hacer es copiar el módulo ejecutable en la carpeta donde se encuentran los
programas. En las instalaciones en red, debe identificarse el servidor y la
carpeta que contiene los programas en este servidor. Allí mismo debe
encontrarse el ejecutable Academico.exe y la base de datos
DiamSeg.mdb. Una vez copiado el nuevo ejecutable, debe proceder a ejecutar
el programa administrador: AdminAcadem.exe, luego hacer clic en la
pestaña de Otros parámetros, clic en el botón Nuevo Especial y llegar al formato de pantalla presentado
arriba. A continuación escoja la opción del menú que debe enganchar este
reporte especial. En nuestro ejemplo, debemos bajar hasta Informes Periódicos y
luego, dentro de esta sección, marcar Boletines Periódicos. En el espacio
correspondiente a Archivo: escribiremos el nombre del nuevo ejecutable
que estamos instalando, en nuestro ejemplo: InformesABC (no es necesario
escribir la extensión .exe). Terminado esto, haga clic en el botón Grabar Especial.
Salga del programa administrador con el botón Salir.
De esta forma el proceso especial ha sido
instalado.
NOTA: En sesenta días (60) el programa comenzará a solicitar el número
de registro. Si el usuario no lo tiene aún, se le permitirá seguir trabajando
normalmente por treinta (30) días adicionales. A los noventa (90) días de la
instalación, si no se suministra el número de registro, el programa no
permitirá trabajar. No vale que el usuario atrase el reloj del computador.
A continuación
explicaremos algunos conceptos de interés en la instalación y en el soporte
para la solución de problemas.
CARPETA DE DATOS
La instalación de las
bases de datos se realiza automáticamente al definir las rutas de datos en el
administrador del programa (AdminAcadem.exe) tal como se explicó en la sección
anterior. Estos datos quedarán en el
disco duro de la siguiente manera:
En colegios de calendario A
esta subdivisión puede ser como sigue:
\
2001 notas 2003 2002
En colegios de calendario B
sería algo así:
Cuando finalice la
instalación guarde el CD para futuras reinstalaciones del programa.
DESCRIPCIÓN
DE ARCHIVOS
El usuario cuando va a operar el programa instalado para su equipo
particular, encontrará dos clases de
archivos en sus disquetes. Unos son los archivos
propios del programa que permanecen inmodificables, los otros
son los archivos de datos que se van actualizando con el
proceso. Para facilitar el manejo y la producción
de copias de seguridad los describiremos a continuación.
Archivos del programa
Los archivos que forman parte del sistema SIIGO ACADEMICO son archivos
ejecutables (*.EXE), libreras de sistema (*.DLL) o controles Active X
(*.OCX). Estos archivos se copian y
registran en el lugar adecuado de su disco duro en el momento de
Archivos de datos
Estos archivos se identifican
porque terminan con las letras mdb.
El archivo de datos de cada año empieza con la letra n, a
continuación siguen los caracteres del año lectivo. Ej. 2010, luego
siguen tres letras que identifican la institución educativa. Ej: COR
para el colegio José María Córdoba. De
esta forma, los datos del colegio
ejemplo estarían contenidos en el archivo n2010COR.mdb. Este archivo
contiene los datos de profesores, alumnos, áreas, asignaturas, logros,
indicadores, evaluaciones y observaciones. Es decir, todo lo concerniente a un
año escolar.
Finalmente, existen archivos de tipo MS-Word para ser editados por el
usuario. Estos archivos contienen los formatos o modelos de los documentos de
matrícula tales como: pre matricula, folios, contratos de cooperación
educativa, órdenes de matrícula, actas de grado, certificados, etc.
CLAVES DE ACCESO
Se ha instalado un sistema
de acceso a las diferentes opciones del programa SIIGO ACADEMICO por medio de
claves o “password”. Cada operador del programa, individualmente, puede tener
su propia clave de acceso con los atributos específicos que le hayan sido
otorgados por su creador. La persona que crea una clave de operación a un
determinado empleado, determina los atributos que este nuevo operador va a
tener durante el acceso al programa. Puede otorgar entre otros, el atributo de
permitir que el nuevo operador pueda a su vez crear nuevos “password” a sus
subalternos con atributos iguales o
inferiores a los que les han sido otorgados a él.
De esta forma el rector de
un colegio puede crear un “password” o clave de operación al Jefe Coordinador
Académico, para que este tenga acceso a todas las opciones del programa y a su
vez dicho Coordinador, pueda crearles claves de acceso a sus subalternos. El
Coordinador Académico podrá entonces crear “password” a los auxiliares y
digitadores de datos con atributos diferentes a cada uno de ellos según su
rango y trabajo específico que desempeñen. Podrá borrar del sistema los
“password” de empleados quienes se retiren o modificar los atributos de los
“password" que el haya creado. Todo esto lo podrá realizar sin conocer el
“password” del Rector, quien en cualquier momento podrá deshabilitar el
“password” del Coordinador Académico.
Para el manejo de claves de
operación existe una opción en el Menú Principal que se denomina “Claves de
Seguridad” que permite crear, modificar, o eliminar “passwords”. Escoja esta
opción, y aparecerá en pantalla el siguiente menú.
-
Crear Nueva Clave
-
Cambiar su propia
clave
-
Cambiar atributos
de clave
-
Eliminar una
clave
Cada colegio usuario del
programa recibirá en el momento de la instalación de SIIGO ACADEMICO en su
computador una “clave maestra” que le permitirá crear el primer ”password” de
operación. A partir de entonces cualquiera de las claves creadas será valida en
este instante para continuar el acceso a las opciones del menú.
Crear Nueva Clave
Para crear nuevas claves se
requiere suministrar al programa previamente
Una vez aceptada por el
programa la clave de operación. Digitada, aparece en pantalla el siguiente
formato para ser llenado:
Nombre de Usuario: Debe
escribirse el nombre de la persona que va a tener acceso al programa.
Documento de Identidad:
debe llenarse con él número de la C.C. del usuario a quien se le asigna la
clave.
Login: Una palabra que identifique el nombre de la persona
autorizada para manejar la clave en el programa
Clave ó Password: Debe escribir el operador su clave que consiste en
mínimo de cinco caracteres que forman la clave del nuevo operador. Deben ser
letras, o números. Si la clave se registra en minúsculas, el programa las
transforma a mayúsculas.
Confirme su Clave: es la confirmación de la clave que acaba de
registrar el operador para reafirmarla. Si escribe otra diferente, el programa
inmediatamente le rechazará.
Grupo: Que clase de grupo
administrará el programa SIIGO ACADEMICO, entre las que se encuentran el
administrador, y los operarios. Use preferiblemente la palabra “admin” en este
campo.
Tabla de profesores: Existen tres preguntas Adicionar, Modificar,
Consultar, en la cual se puede hacer un clic en la opción correspondiente, la
cual le permitirán al operador la facultad de adicionar profesores a la tabla,
el acceso de modificar implica no solo modificación sino también eliminación de
registros de
Tabla de Áreas: De igual forma que la anterior cuenta con tres
preguntas de Adicionar, Modificar y Consultar, las cuales le permitirán al
operador autorizado hacer los cambios o adiciones respectivas en la tabla de
áreas que se encuentra en el Menú Principal.
Tabla de Materias: Todas estas tablas tienen los mismos registros
autorizados para los operadores los cuales tienen la facultad de adicionar,
modificar o consultar alguna de las materias.
Tabla de Logros: Aquí se otorga la facultad de adicionar indicadores
de logros y Logros, al igual que modificar los ya existentes en el computador,
el cual permite colocar un visto según desee otorgar este atributo. Solo
aquellos operadores a quienes se les asigne este visto, podrán modificar los
contenidos de los indicadores de logros de cualquier materia y periodo.
Tablas de alumnos: Solo podrán registrar los alumnos nuevos quienes
tengan el visto registrado en su campo, al igual que modificar implica cambiar
cualquier dato de un alumno. No implica borrar un alumno en este caso, solo
modificar el contenido de sus datos en la hoja de vida únicamente. La
eliminación de los alumnos implica borrar completamente un alumno de la base de
datos No debe olvidarse que los alumnos retirados después de matriculados no
deben borrarse sino que deben ser marcados en el registro de alumno con una R.
Tabla de Frases y Rutas: Al igual que las anteriores pueden ser modificada,
consultadas y adicionar alguna novedad siempre y cuando el operador cuente con
la autorización respectiva en sus atributos por parte del administrador del
programa.
Electivas, Evaluaciones: Consultar y modificar son las operaciones que se
pueden limitar a un operador. Una persona determinada puede consultar estas
tablas pero no podría, si así se define, hacer las respectivas modificaciones
de estas tablas.
Seguimiento:
Reportes también deben marcarse con el visto según se vaya a
permitir que el operador pueda imprimir estos formatos allí descritos:
Reportes Iniciales
Reportes periódicos
Formato de matricula
Libro oficial
Actas de grado
Certificados de notas.
Cambiar su propia clave
o password
Cualquier operador podrá en
cualquier instante cambiar su propio clave o password sin tener que actuar para
ello el creador de su clave.
Al escoger la opción de
cambio de su propia clave en el menú principal aparece un formato de pantalla
como el siguiente:
Aparecerá una ventana donde
se encuentra el Nombre del Usuario, número de cédula, el Login, y el grupo.
Estos datos no se modifican en el momento del cambio de clave, entonces el
programa pregunta la clave actual que posee el operador, y la nueva clave.
Una vez escrita la nueva
clave se hace clic en el icono donde aparece el cassette, (grabar) el cambio de
clave, o de lo contrario se hace clic en
la ventana donde aparece la puerta con una flecha para salir de la opción y lo
regresa al Menú Principal.
Cambiar atributos de
claves
Para realizar los cambios
de los atributos es necesario primero hacer clic en el menú Principal para
obtener la opción de cambios de atributos y realizar los cambios respectivos,
para ello aparece una ventana con todos los datos y tablas del programa y una
ventana adicional al lado derecho de la pantalla donde se encuentran los
nombres de los funcionarios autorizados para el manejo del programa SIIGO
ACADEMICO que poseen clave.
Si el creador de estas
claves desea cambiar algunos atributos de los funcionarios autorizados, lo
puede sin que el operador se encuentre presente, basta con solo hacer clic en
el nombre del funcionario y aparecen los datos del operador junto a los
atributos autorizados para él, realizando los cambios respectivos eliminando
las flechas junto a las tablas del programa. Una vez terminada esta operación
debe hacerse clic para grabar o de lo contrario
salir del programa a través de la puerta que se encuentra en esta
ventana.
Es importante recordar lo
siguiente:
·
No se pueden otorgar
atributos que el operador creador no tenga. Por esta razón cuando se realiza el
cambio en un determinado campo, el programa valida que los nuevos atributos
concedidos sean también atributos del operador que realiza los cambios.
·
Un operador puede
borrar del archivo el password de cualquiera de los operadores creados por él.
Eliminar claves o Passwords
Un operador puede borrar
del archivo el password de cualquiera de los operadores creados por él.
Buscando la opción de claves en el menú principal me aparece el de eliminación de claves. Al hacer clic aparece una ventana con la información general de los funcionario autorizados una vez escogido el nombre del operador al cual se le retira como autorizado del funcionamiento del programa SIIGO ACADEMICO, Esto es si el funcionario se retiró del colegio.
Una vez efectuada la función de hacer clic en el nombre del funcionario aparecerá toda su información sobre el manejo del programa, y se procede a borrarlo haciendo clic en el botón del diskette.
Una vez efectuada esta opción me aparece un mensaje donde me pregunta si sé está seguro de eliminar el operador del programa. S / N.
Si se oprime la tecla de SÍ aparece una nueva ventana donde confirma que el operador del programa SIIGO ACADEMICO Académico, ha sido borrado. “Aceptar “. Se hace clic en Aceptar e inmediatamente salimos al Menú Principal.
Confrontadas estas dos circunstancias, el programa procede a borrar la clave del sistema y aparece en pantalla el mensaje “password eliminado”.